三亞如何更好的進(jìn)行數(shù)字文件的掃描
信息的采集對于延長數(shù)字文件的使用壽命有著至關(guān)重要的作用。
紙張的種類有很多，不同尺寸、不同格式、不同質(zhì)地和不同厚度的紙張往往就會給人們帶來不同的感覺，但它們有一點(diǎn)是相同的，那就是不能永久保存。在日常生活中，紙張很容易斷裂、褪色和丟失。隨著各項(xiàng)法規(guī)的日益健全和燃油成本的不斷上漲，很多企業(yè)都想實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，但紙質(zhì)文件在這時(shí)就成為了它們的攔路虎。其實(shí)，企業(yè)要想解決這個(gè)問題也很簡單，那就是從它們的掃描儀上下手。
貝靈巧掃描儀的全球銷售經(jīng)理Jackie Horn說：“很多商業(yè)文件都是從紙張開始其生命周期的。”大容量的掃描儀能夠延長文件的使用壽命，提高它們的可用性、耐久性和使用效率。
伊士曼柯達(dá)公司圖文影像集團(tuán)文件成像部生產(chǎn)采集產(chǎn)品的營銷經(jīng)理EricJ.Olsen與我們分享了他從Kevin Craine的著作《設(shè)計(jì)一個(gè)文件戰(zhàn)略》中看到的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，他說：“據(jù)Craine估計(jì)，管理文件和信息的成本大約要占到一個(gè)企業(yè)總收入的15%左右，而且這些企業(yè)需要處理的信息量每隔5到7年就會增長一倍。信息的增長目前已經(jīng)成為了眾多企業(yè)最為關(guān)心的一個(gè)問題。”
Olsen認(rèn)為這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為企業(yè)引進(jìn)大容量掃描儀提供了合理的依據(jù)。他說：“隨著信息量的不斷增加，企業(yè)必須高度重視文件和信息的管理工作，而這項(xiàng)工作所帶來的成本也正在一個(gè)不容我們忽視的速度增長。因此，企業(yè)在決定采用大容量掃描解決方案之前，一定要認(rèn)真考慮一下它的資金和生產(chǎn)力成本，以及它可能會對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生的影響。”
無紙化辦公的夢想
“無紙化辦公”是數(shù)字時(shí)代的一個(gè)熱門話題，而Adobe公司的推出PDF格式更是拉近了這個(gè)夢想與現(xiàn)實(shí)之間的距離。與以前印刷和郵寄文件不同的是，員工們現(xiàn)在把文件制作成PDF格式，并通過電子的方式進(jìn)行發(fā)送。此外，人們還可以通過一個(gè)觸摸屏直接對辦公設(shè)備——例如：具有掃描功能的多功能復(fù)合一體機(jī)——進(jìn)行控制。他們對內(nèi)容和文件管理系統(tǒng)的理解程度也將對一個(gè)無紙化工作流程的效率產(chǎn)生影響。
我們不能僅從字面上來理解“無紙化辦公”的理念，因?yàn)楸M管在一個(gè)企業(yè)中流通的數(shù)字文件能夠減少工作流程中的印刷環(huán)節(jié)，但它們最初還是以紙質(zhì)文件的形式被大家所接受的。企業(yè)在采用無紙化工作流程的初級階段時(shí)候往往會遵循兩個(gè)最基本的模式：集中掃描和分散掃描。
顧名思義，集中掃描就是在一個(gè)部門或在一個(gè)地方掃描一個(gè)企業(yè)所需的所有文件。收發(fā)室一般采用的就是這種工作方式，那里的工作人員就會把自己接到的文件打開并進(jìn)行分類和掃描。
另外一種模式就是分散掃描，這種方式適用于那些在工作流程中使用少量文件的企業(yè)。
Olsen說：“無紙化辦公室可以把一個(gè)大容量掃描儀整合到現(xiàn)有的工作流程的前端。比如說他們可以把掃描儀安裝到收發(fā)室，以便讓那里的工作人員以最快的速度將收到的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成數(shù)字文件，進(jìn)而達(dá)到提高企業(yè)工作效率，減少員工體力勞動(dòng)的目的。”
雖然無紙化辦公是一個(gè)值得去追求的目標(biāo)，但很多企業(yè)目前仍然十分依賴紙質(zhì)文件，并愿意把這種工作方式繼續(xù)保持下去。
Horn說：“無紙化辦公理念既能激勵(lì)和促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)理想，反過來又能提升大容量掃描儀在工作中的重要性，因?yàn)樗軐⒂杉堎|(zhì)文件轉(zhuǎn)換而來的數(shù)字文件迅速地整合到商業(yè)工作流程中。”
讀取文件
除了掃描圖像以外，人們還可以通過恰當(dāng)?shù)能浖陀布夹g(shù)（光學(xué)字符識別和智能文件識別）將文件轉(zhuǎn)換成可搜索和可編輯的數(shù)據(jù)。如果想更進(jìn)一步的話，你還可以以自己喜歡的方式將這些文件直接整合到文件管理系統(tǒng)中。
在掃描領(lǐng)域，光學(xué)字符識別（OCR）是最受企業(yè)歡迎的一項(xiàng)技術(shù)。Nuance公司的高級產(chǎn)品經(jīng)理Jeff Segarra說：“這項(xiàng)技術(shù)的好處主要有兩個(gè)，一是能把不可搜索的東西變得可以搜索了，二是能把不可編輯的東西變得可以編輯了。”
光學(xué)字符識別軟件最初是為服務(wù)機(jī)構(gòu)而開發(fā)的，但它目前在掃描過程中的使用頻率正在不斷增長。ABBYY軟件公司的東區(qū)經(jīng)理Craig Laue指出：“企業(yè)級的光學(xué)字符識別系統(tǒng)以前只在服務(wù)機(jī)構(gòu)中使用，因?yàn)閱螐拿稚衔覀兙涂梢钥闯觯饕怯脕矸稚趧?dòng)力的。”
光學(xué)字符識別技術(shù)能對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、識別、驗(yàn)證和校準(zhǔn)。Laue解釋說：“光學(xué)字符識別產(chǎn)品能以與數(shù)據(jù)錄入人員相似的方式采集和識別數(shù)據(jù)區(qū)。光學(xué)字符識別軟件能夠模擬錄入人員在文件或圖像上的掃描過程。”這也就是說，這種系統(tǒng)能夠消除企業(yè)中成本最高的數(shù)據(jù)手工錄入過程。
整合
掃描工作流程的下一個(gè)步驟就是將信息儲存到便于尋找和檢索的地方。有些掃描設(shè)備本身就綁定了光學(xué)字符識別和信息管理軟件，因此能為用戶提供一個(gè)完整的一體化解決方案，還有些掃描設(shè)備會根據(jù)每一個(gè)工作流程的特點(diǎn)，配備獨(dú)立的解決方案。
柯達(dá)與DataCap公司之間的合作就采用了第二種方式。它們將柯達(dá)Scan Station120EX掃描儀與DataCap公司的TASKMASTER軟件組合在了一起，創(chuàng)造出了一個(gè)高度零活的桌面解決方案，從而能幫助客戶更好地管理來自不同渠道的信息。將兩項(xiàng)技術(shù)結(jié)合在一起能顯著提高企業(yè)從紙質(zhì)文件上采集的重要信息的可用性。
目前市場上常見的多功能復(fù)合一體機(jī)都具有掃描功能。隨著設(shè)備商開始意識到文件掃描對于企業(yè)和其他組織的重要性，這項(xiàng)功能也得到了不斷的完善。掃描速度、分辨率和整合能力都是一個(gè)企業(yè)在選購部門級、工作組級或生產(chǎn)級多功能復(fù)合一體機(jī)時(shí)需要考慮的問題。
現(xiàn)在，人們只要按一下Nuance多功能復(fù)合一體機(jī)上的按鈕，就能自由選擇文件格式、進(jìn)行掃描，并把掃描到的信息直接發(fā)送到桌面上。Segarra說：“在過去，多功能復(fù)合一體機(jī)上的掃描按鈕與文件的輸出格式和輸出地點(diǎn)之間并沒有實(shí)質(zhì)性的關(guān)系。但是現(xiàn)在，分散掃描能讓用戶掃描Microsoft Word、Excel、PowerPoint或Adobe PDF等多種文件，他們可以在不打開程序的前提下用光學(xué)字符識別系統(tǒng)識別文件內(nèi)容。”
更大的視野
并不是所有文件都能被放到8.5x11英寸的掃描區(qū)域中。雖然很多文件掃描儀都對文件的長度沒有限制，或者具有11x17英寸的掃描能力，但有些公司仍然需要獲得更多的掃描尺寸。大幅面掃描儀能為那些需要保存或數(shù)字化藍(lán)圖、建設(shè)計(jì)劃和其他大幅面文件的人提供理想的解決方案。與購買其他硬件產(chǎn)品一樣，辦公室或企業(yè)在選擇大幅面掃描議時(shí)一定要考慮它們的主要功能是什么。
在大幅面掃描儀上我們可以找到很多選項(xiàng)，比如說專為存檔而設(shè)置的“掃描到文件”選項(xiàng)或者對圖像的復(fù)制質(zhì)量和文件與大幅面印刷設(shè)備之間的兼容性有較高要求的“復(fù)制到印刷”選項(xiàng)。
總結(jié)
Horn說：“為了能夠延長文件的生命周期，讓更多的人看到、利用、儲存和檢索到這些文件中的寶貴信息；你需要用一個(gè)高質(zhì)量的掃描儀將紙質(zhì)文件中的關(guān)鍵要素準(zhǔn)確清晰地采集下來。”
現(xiàn)在，很多企業(yè)都存在著嚴(yán)重的文件浪費(fèi)現(xiàn)象。員工們往往要花大量的時(shí)間和精力去將多種格式的文件轉(zhuǎn)換成另外一種格式，或者反復(fù)搜索某一個(gè)內(nèi)容但是找不到，只好再重新創(chuàng)建一次。此外，他們可能還要從事跨渠道出版、文件格式的轉(zhuǎn)換、接收存檔記錄和版本控制等工作，而掃描和其他相關(guān)的功能則能為他們提供一個(gè)節(jié)約時(shí)間和成本的解決方案。
